Importar leads de uma planilha

Visão geral

Importe os dados de uma aba do Google Sheets, mapeie campos e escolha o destino dos leads novos.

Antes de começar

Você precisa ter permissão para importar, criar e atualizar leads. Se Importar leads não aparecer, peça a uma pessoa administradora para conferir suas permissões no funil.

Conecte a Conta Google que tem acesso à planilha. Se ainda não fez isso, siga Conectar o Google Sheets. Quando a conexão pedir autorização novamente, use a mesma Conta Google.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra Funis.

2. Entre no funil de destino.

3. Clique em Planilhas.

1. Clique em Importar leads.

2. Em Origem, escolha a conexão do Google Sheets.

3. Clique em Escolher planilha no Google.

1. Selecione a planilha no seletor do Google.

2. Escolha a Aba que contém os dados.

A linha 1 precisa ter os nomes das colunas. As linhas seguintes são os dados. A prévia mostra a quantidade de linhas e colunas; cada importação aceita até 10 mil linhas de dados. Se a aba estiver sem cabeçalho ou sem dados, escolha outra aba. Acima do limite, divida os dados ou escolha uma aba menor.

1. Em Mapeamento, associe cada Coluna da planilha que deseja importar a um Campo na Beeven. A primeira linha de dados aparece como amostra e o Beeven sugere associações pelos nomes das colunas. Deixe como Ignorar esta coluna o que não quiser importar.

Nome é obrigatório. Você também pode mapear Telefone, E-mail e campos personalizados de Contato ou Lead. Um campo só pode receber uma coluna. Para campos de seleção, use os rótulos cadastrados; em campos de seleção múltipla, separe os rótulos por ponto e vírgula. Datas devem estar em dd/mm/aaaa; datas e horas, em dd/mm/aaaa hh:mm no horário de Brasília. Números e valores em moeda podem usar o formato brasileiro, como 1.500,50 e R$ 1.500,50. Para campos de sim ou não, use Sim ou Não.

1. Em Destino, escolha a Etapa de entrada. As etapas aparecem agrupadas por funil; escolher uma etapa também define o funil de destino.

2. Selecione as Tags que devem ser aplicadas aos Leads importados.

3. Escolha o Destino do atendimento dos Leads novos: Distribuição automática, um Atendente ou um Grupo. O Grupo limita a escolha a seus membros elegíveis; se não houver nenhum, o Beeven usa a distribuição automática.

1. Em Revisão, confira as três primeiras linhas de dados com o mapeamento aplicado. A prévia ajuda a encontrar problemas, mas as outras linhas só são verificadas durante a importação.

Nome vazio ou Telefone ou E-mail inválido faz a linha ser ignorada. Um valor incompatível com outro campo deixa só aquele campo vazio; não descarta a linha. Valores vazios ou inválidos não apagam dados que já existem. Corrija o mapeamento ou a planilha se precisar.

1. Clique em Importar para iniciar.

Como os contatos e leads são aproveitados

O Beeven procura Contatos existentes pelo Telefone ou pelo E-mail e os reaproveita. Se Telefone e E-mail apontarem para Contatos diferentes, a linha é ignorada. Sem os dois identificadores, o Beeven pode criar um Contato sem canal; nomes iguais, sozinhos, não unem pessoas diferentes. Se a mesma pessoa aparecer mais de uma vez na importação, vale a primeira linha válida.

Se o Contato já tiver um Lead em andamento no funil escolhido, o Beeven atualiza os campos mapeados e aplica as Tags selecionadas. Etapa, Fonte do lead e Atendente desse Lead são preservados. Se não houver Lead em andamento nesse funil, um Lead novo entra na etapa escolhida, recebe as Tags e o destino de atendimento selecionados e fica com uma Fonte do lead identificada pelo nome da planilha.

Leads novos podem iniciar Fluxos publicados pelos gatilhos Lead criado em etapa e Tag adicionada. Atualizar um Lead em andamento não inicia esses gatilhos nem redistribui o atendimento.

Acompanhar a importação

Depois de iniciar, você pode fechar o assistente e continuar usando o Beeven. Um aviso acompanha a importação; ao terminar, o aviso oferece Ver no funil. A operação acontece uma única vez: mudanças futuras na planilha não atualizam os leads. O Beeven não mantém histórico, relatório nem contagens de linhas criadas, atualizadas ou ignoradas.

Se aparecer uma falha, use a ação do aviso para corrigir o problema e voltar ao passo indicado:

• Reconectar — a autorização da Conta Google venceu; autorize novamente com a mesma conta.
• Escolher planilha — a planilha ou a aba não está mais disponível, ou a Conta Google perdeu acesso.
• Escolher aba — a aba ultrapassou 10 mil linhas desde a prévia; divida os dados ou selecione outra aba.
• Revisar mapeamento — um campo foi removido ou o mapeamento não vale mais; associe as colunas novamente.
• Tentar novamente — aguarde um pouco se o Google limitou as leituras. Se houver demora ou erro inesperado, tente de novo depois de conferir a origem e os dados.

Uma importação pode terminar mesmo que algumas linhas tenham sido ignoradas. Confira os leads no funil para continuar o atendimento.

Pronto!

Quando o aviso indicar que a importação terminou, abra o funil de destino e continue o atendimento aos leads.